Tietosuojaseloste

Olemme sitoutuneet noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679, “GDPR”). Asetuksen tarkoituksena on lisätä yksilön oikeuksia omien henkilötietojensa hallinnassa ja käsittelyssä. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus informoida rekisteröityjä selkeällä tavalla. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Yleistä

Jotta voimme palvella sinua parhaalla mahdollisella tavalla, keräämme ja käsittelemme joitain sinua koskevia tietoja. Arvostamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä seloste kertoo, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaatteilla niitä käsittelemme ja mitä oikeuksia sinulla on.

Rekisterinpitäjänä käsittelemme erityisesti asiakasyritystemme yhteyshenkilöiden ja muun henkilöstön henkilötietoja. Henkilötietoa on kaikki tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero tai tehtävänimike. Saatamme päivittää selostetta toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

1. Rekisterin nimi

NCS Service Oy:n asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

NCS Service Oy, Y-tunnus 3435166-9 Juntusrannantie 9, 89600 Suomussalmi Puh. 050 347 9212, lasse.moilanen@ncsservice.fi

3. Rekisterin käsittelijät

Asiakastietoja sisältäviä järjestelmiä saavat käyttää vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana.

4. Käsittelyn tarkoitus

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin:

• yhteydenottopyyntöihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen
• sopimusvelvoitteiden toteuttaminen
• asiakasviestintä
• palveluiden kohdentaminen
• oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen
• liiketoiminnan kehittäminen

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot ja tietolähteet

Keräämme henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Verkkosivujen yhteydenottolomakkeella kerätään nimi, yritys, sähköpostiosoite, puhelinnumero, aihe ja viesti.

Uusien asiakkaiden osalta saatamme kerätä tietoja myös LinkedInistä, potentiaalisten asiakasyritysten verkkosivuilta tai uusasiakashankintaan tarkoitetuilla työkaluilla. Lisäksi saatamme kerätä tietoja julkisista lähteistä ja rekistereistä, kuten YTJ-tietopalvelusta.

6. Verkkosivuston tekniset palvelut

• Palvelin: sivusto toimii Hetzner Online GmbH:n palvelimella EU:ssa.
• Cloudflare: sivuston liikenne kulkee Cloudflaren kautta, joka suojaa sivustoa ja nopeuttaa sitä. Yhteydenottolomake käyttää Cloudflare Turnstile -tarkistusta roskapostin estämiseen.
• Kävijätilastot: käytämme omalla palvelimellamme toimivaa Umami-analytiikkaa. Se ei käytä evästeitä eikä tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa.
• Sähköposti: lomakkeella lähetetyt viestit toimitetaan meille sähköpostitse.

7. Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme tietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä oikeutetun etumme perusteella, joka on palveluidemme tarjoaminen ja liiketoimintamme harjoittaminen ja kehittäminen. Joitakin tietoja käsittelemme suostumuksesi perusteella. Huolehdimme alihankkijoita ja palveluntarjoajia käytettäessä siitä, että tietojen luottamuksellisuus säilyy.

8. Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietojasi käsittelevät pääsääntöisesti yrityksemme työntekijät tehtäviään hoitaessaan. Saatamme ulkoistaa osan käsittelystä, kuten tietojärjestelmät, jolloin huolehdimme sopimuksin tietojen luottamuksellisuudesta ja lainmukaisesta käsittelystä. Saatamme luovuttaa tietoja lain, tuomioistuimen tai viranomaisen sitä edellyttäessä sekä yritys- tai liiketoimintakaupan yhteydessä.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ulkopuolelle.

9. Säilytysaika

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki edellyttää. Säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksen mukaan.

10. Rekisterin suojaus

Tiedot säilytetään palveluntarjoajien palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Tiedot pidetään luottamuksellisina, ja pääsy niihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Asiakastietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa sinua koskevat tiedot maksutta sekä vaatia niiden poistamista. Korjaus-, poisto- ja rajoituspyynnöt tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Voit pyytää korjaamaan virheelliset, vanhentuneet tai puutteelliset tietosi.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme tietojesi käsittelyä.

Vastustamisoikeus ja suoramarkkinointikielto

Voit vastustaa tietojesi käsittelyä ja kieltää niiden käytön suoramarkkinointiin, etämyyntiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Oikeus siirtää tiedot

Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti.

12. Tietojen antamisen vapaaehtoisuus

Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Verkkosivuillamme pyydämme yleensä nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja lyhyen kuvauksen tarpeesta, jotta voimme vastata yhteydenottoon.

13. Evästeet

Evästeiden käytöstä kerrotaan Evästeet-sivulla.